Politique de conservation et d'effacement
Date d'entrée en vigueur : 27 septembre 2026
Le Cabinet détermine la durée de conservation de son dossier clinique. CareCircle fournit le stockage et aide à l'exportation et à l'effacement selon des instructions légitimes. La fermeture d'un compte client ou la fin de la version bêta ne permet pas automatiquement de détruire un dossier clinique. Le Cabinet doit tenir compte de sa province, de sa profession, de son ordre professionnel, de l'âge du patient et de toute obligation de conservation liée à un litige avant de fixer une date de destruction.
| Type de dossier | Règle de conservation pendant la période bêta | Responsable |
|---|---|---|
| Dossiers cliniques, formulaires d'accueil, notes, pièces jointes, messages pertinents aux soins et enregistrements d'appels s'il y en a | Conserver pendant la plus longue période applicable selon l'ordre professionnel, la loi provinciale sur les dossiers de santé ou une obligation liée à un litige. La période varie selon la profession et la province et peut être plus longue pour les mineurs. Aucune durée nationale unique n'est promise. | Le Cabinet détermine la période et autorise l'exportation ou l'effacement; CareCircle exécute l'instruction. |
| Historique des rendez-vous et de la coordination des soins faisant partie du dossier clinique | Même durée que le dossier clinique. | Cabinet. |
| Factures, reçus et pièces justificatives fiscales | En général, six ans après la fin de la dernière année d'imposition visée, ou plus longtemps si une autre loi, une vérification, un différend ou une obligation de conservation l'exige. | Cabinet pour ses factures; CareCircle pour ses propres documents comptables. |
| Compte client, accès et contenu de l'application (journaux, habitudes, suivis de santé, conversations avec l'IA, notes personnelles, notifications, messages avec d'autres clients) | Pendant la période d'activité du compte. Un client peut supprimer son compte dans les Paramètres; il est supprimé 30 jours après la demande, sauf annulation. Si un Cabinet détient un dossier pour ce client, l'enregistrement du compte est réduit au nom qu'affiche ce dossier. | CareCircle. |
| Données des comptes de professionnels et de Cabinets | Pendant la période d'activité du compte, puis uniquement selon les besoins d'exportation, de sécurité, de règlement des différends ou les obligations légales; examen manuel demandé à la fermeture. | CareCircle pour les données du compte de plateforme; Cabinet pour toute copie intégrée à son dossier. |
| Exportations de données des clients | Supprimées 7 jours après leur préparation. | CareCircle (purge quotidienne). |
| Journaux de sécurité et correspondance de soutien | Les sessions de connexion expirées, liens de vérification, enregistrements de limitation de débit et de codes à usage unique et identifiants d'intégration sont purgés chaque jour. Les journaux d'audit et événements de sécurité sont conservés uniquement selon les besoins de sécurité, d'enquête et les obligations légales; aucun calendrier fixe de purge n'est encore établi pour eux. | CareCircle. |
| Sauvegardes et copies des fournisseurs | Soumises aux délais documentés d'expiration des sauvegardes et des copies des fournisseurs après un effacement vérifié. Les délais exacts ne sont pas encore confirmés pour tous les fournisseurs. | CareCircle coordonne et confirme auprès des fournisseurs. |
Les clients exportent leurs données et suppriment leur compte eux-mêmes dans Paramètres → Vos données (voir Sécurité des données); la suppression d'un compte client n'efface jamais le dossier clinique du Cabinet. Les professionnels et les Cabinets présentent encore une demande manuelle à la page Sécurité des données. CareCircle vérifiera l'identité et l'autorité du Cabinet, repérera les obligations de conservation et les dossiers requis, préparera une exportation utilisable ou un transfert sécurisé, confirmera la réception s'il y a lieu, puis effacera les copies admissibles et consignera les exceptions. Nous expliquerons la date prévue et confirmerons ensuite ce qui a été effacé, ce qui demeure et pourquoi. L'effacement d'un dossier clinique sur instruction du Cabinet demeure une étape manuelle et documentée. CareCircle ne promet pas l'effacement immédiat des sauvegardes ou des dossiers indépendants du Cabinet.
Le seuil de six ans pour les documents financiers correspond aux directives de l'Agence du revenu du Canada. Chaque Cabinet doit appliquer la règle actuelle de son ordre professionnel avant de choisir une date de destruction du dossier clinique.