Politique de confidentialité
Date d'entrée en vigueur : 7 octobre 2026
CareCircle fournit une plateforme aux cabinets de santé mentale et un portail aux clients invités. Le présent avis explique le traitement des renseignements personnels pendant la période bêta. Il complète la liste des sous-traitants, la politique de conservation et la procédure de demande relative aux données.
Qui est responsable
Le professionnel autorisé ou le cabinet qui invite un client est responsable du dossier clinique et des décisions concernant les soins, l'accès, la rectification et la conservation. En Ontario, ce professionnel ou cabinet peut être un dépositaire de renseignements sur la santé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS, ou PHIPA en anglais). CareCircle traite alors les renseignements selon ses instructions à titre de fournisseur de services et, s'il y a lieu, de mandataire. CareCircle est responsable de ses propres dossiers de comptes, de soutien, de sécurité et d'affaires. Ce partage des rôles n'écarte pas les obligations de CareCircle en matière de vie privée.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de CareCircle est Nicholas Ponari, nicholas@ponari.ca, 5150, rue Buchan, Montréal (Québec) H4P 0A9, Canada. Pour une demande visant le dossier clinique, communiquez d'abord avec votre cabinet. Si vous ne pouvez pas le joindre, communiquez avec le responsable et nous lui transmettrons la demande de manière sécurisée. N'envoyez pas de détails cliniques par courriel ordinaire.
Renseignements recueillis et fins
| Renseignements | Utilisation |
|---|---|
| Nom, coordonnées, identifiants de compte, rôle et affiliation au cabinet | Créer les comptes, vérifier l'identité, contrôler l'accès, envoyer les avis essentiels et offrir du soutien. |
| Rendez-vous, formulaires d'accueil, notes cliniques, fichiers, messages et renseignements sur les appels vidéo fournis par le cabinet ou le client | Permettre au cabinet de fournir et de coordonner des services de santé mentale ou des soins cliniques. Le cabinet détermine la fin clinique. |
| Factures et état des paiements | Aider le cabinet à facturer, à faire le rapprochement des paiements et à conserver les documents financiers requis. |
| Données sur l'appareil, la session, la sécurité et les accès | Exploiter le service, enquêter sur les abus, protéger les comptes et diagnostiquer les défaillances. |
| Rapports d'erreur de l'application Web, du serveur et de l'application mobile | Repérer et corriger les défaillances logicielles. Un rapport indique ce qui a échoué et où (l'erreur, un message expurgé, la page ou l'écran, la version de l'application et le type de navigateur ou d'appareil), et non à qui c'est arrivé. |
| Demandes de soutien et commentaires | Répondre aux demandes, enquêter sur les incidents et améliorer le service. |
Le portail peut comprendre des fonctions facultatives de mieux-être ou d'intelligence artificielle. Aucun contenu clinique ou de journal ne devrait être transmis à OpenAI sans un choix distinct et éclairé du cabinet et du client. Voir la liste des sous-traitants. CareCircle ne vend pas les renseignements de santé des clients et ne les utilise pas pour la publicité comportementale.
Lieux de traitement et communication
La version bêta actuelle utilise des services hébergés aux États-Unis et peut transférer des renseignements personnels et de santé hors du Canada et du Québec. L'application Web et le serveur Convex sont actuellement déployés au moyen de Vercel et de Convex. Les services de vidéo, de courriel transactionnel et de notifications mobiles peuvent aussi traiter des données à l'étranger, et les rapports d'erreur sont transmis à Sentry, aux États-Unis; la liste des sous-traitants indique les catégories et les lieux connus ou non encore confirmés. Les lois étrangères peuvent permettre l'accès des autorités de ces pays. Avant l'entrée de véritables renseignements de clients dans la version bêta, les évaluations de transfert, garanties écrites et vérifications des régions exigées doivent être terminées; le présent avis ne remplace pas ces obligations. Nous prévoyons déplacer l'application Next.js et le serveur Convex auto-hébergé vers un VPS souverain au Canada, de préférence au Québec. Il s'agit d'un projet, et non d'un hébergement canadien déjà réalisé. D'autres fournisseurs pourraient continuer à traiter des données à l'étranger après ce changement.
Nous ne communiquons les données que dans la mesure nécessaire au cabinet, à ses utilisateurs autorisés, aux fournisseurs mentionnés et aux autres destinataires indiqués par le cabinet ou exigés par la loi. Le cabinet doit fournir ses propres avis et obtenir le consentement ou l'autre autorisation légale nécessaire pour utiliser CareCircle.
Sécurité et conservation
Nous utilisons l'authentification des comptes, des contrôles d'accès selon les rôles, la sécurité du transport et des en-têtes de sécurité. Aucun service Internet ne peut garantir une sécurité absolue. CareCircle ne prétend pas offrir un chiffrement de bout en bout pour toutes les données, détenir une certification SOC 2, être conforme à la HIPAA ou avoir démontré une conformité complète à toutes les lois canadiennes. Les mesures et lacunes de la version bêta figurent dans les pratiques de sécurité. La durée de conservation dépend du type de dossier et des obligations professionnelles du cabinet; voir la politique de conservation.
Vos choix et vos droits
Vous pouvez demander l'accès ou la rectification, retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, et demander l'effacement, la désindexation, la portabilité ou des renseignements sur les communications lorsque la loi applicable le permet. Adressez d'abord les demandes visant le dossier clinique au cabinet qui en est responsable. CareCircle l'aidera à répondre et traitera les demandes portant sur ses propres dossiers. Des obligations professionnelles, fiscales ou légales peuvent empêcher l'effacement. Nous vérifierons votre identité avant de transmettre des renseignements sensibles et expliquerons tout refus ou délai. Les clients peuvent exporter leurs données et supprimer leur compte eux-mêmes dans les Paramètres; consultez Sécurité des données pour le fonctionnement de ces outils et pour la procédure manuelle qui couvre toute autre demande.
Les lois applicables peuvent comprendre la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA), la loi québécoise sur le secteur privé modifiée par la Loi 25, la loi ontarienne PHIPA/LPRPS, et la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique ou de l'Alberta. L'application de chaque loi dépend du cabinet, de la province, des renseignements et de la transaction. Cette liste ne constitue ni une certification ni une affirmation de conformité générale.
Questions et plaintes
Présentez d'abord au cabinet toute préoccupation concernant le dossier clinique. Pour le traitement effectué par CareCircle, communiquez avec Nicholas Ponari à nicholas@ponari.ca ou à l'adresse postale ci-dessus. Si la question demeure sans réponse satisfaisante, vous pouvez vous adresser à l'organisme compétent : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP/OPC), la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (IPC) pour les questions relevant de la PHIPA. Un commissaire provincial peut aussi être compétent en Colombie-Britannique ou en Alberta. L'organisme compétent dépend des faits; vous n'avez pas besoin de l'autorisation de CareCircle pour le contacter.
Nous publierons les modifications importantes avant leur entrée en vigueur et solliciterons un nouveau choix lorsque la loi l'exige.